Ежедневно каждый из нас сталкивается с хаосом в работе. «Собрать все в кучу», распределить, скоординировать — это же тааак сложно, иногда просто невыносимо! Основная проблема современного человека – это большое количество задач при недостатке времени. Но эта задача выполнима! И именно об этом повествует книга «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена, автора собственной методики управления временем.
Что это за книга?
«Getting things done» или GTD – не просто о том, как привести дела в порядок. Это о том, как грамотно справляться с работой и навести порядок в личной жизни. Книга «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена может помочь взять под контроль все личные и профессиональные дела и работать максимально эффективно.
Если вы переживаете не лучшие времена, попробуйте обратиться к методу GTD. Аллен считает, что настоящая проблема в том, что все «незавершенки» т.е. открытые задачи, человек держит в голове. «Незавешенки» – это не только проекты, над которыми вы уже работаете в данный момент, это еще и все задачи, по поводу которых вы думаете «я должен», «нужно», «следовало бы», «было бы неплохо» — они уже зафиксированы вашим сознанием и крутятся в голове.
Представьте себе компьютер, на котором одновременно работают большое количество программ. Каким бы мощным не был ваш комп, объем его оперативки ограничен. Производительность и скорость всех реакций будут как минимум не на высоте, а вскоре обязательно произойдет сбой в системе.
Чтобы полностью сконцентрироваться на том, чем вы занимаетесь в данный момент, работать эффективно и сохранять спокойствие, необходимо очистить подсознание от «открытых вопросов», всего того, что не имеет отношения к текущей задаче.
Главный принцип GTD в книге «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена – не держать ничего лишнего в голове. Это достаточно сложно. Подавляющее большинство людей пытаются стать организованными, меняя местами неясные задачи в неполных списках. Опыт Аллена показывает, что основная проблема людей, страдающих якобы от недостатка времени, на самом деле заключается в том, что они не знают точно, к чему они движутся и какие шаги нужно предпринять. Многие дела не могут сдвинуться с мёртвой точки не из-за нехватки времени, а потому, что так и не было решено, что и где для этого нужно сделать.
5 шагов организации рабочего процесса
В своей книге по саморазвитию Дэвид Аллен подробно описывает 5 шагов управления рабочим процессом, инструменты для каждого шага и приводит массу полезных рекомендаций и лайфхаков.
Для начала необходимо собрать в одном месте все дела: личные и профессиональные, большие и маленькие, срочные и несрочные, текущие задачи и, главное, «незавершенки» (вы уже знаете, как их опознать). Всю эту информацию Аллен в книге «Как привести дела в порядок» условно называет «входящие». Все «входящие» должны быть перенесены из головы на внешние носители, причем количество носителей для сбора и хранения «входящих» должно быть минимальным и их необходимо регулярно очищать.
Например, помимо сообщений на автоответчике, электронной почты (электронная папка «Входящие») вы получаете бумажную корреспонденцию, служебные записки, копии документов. Все это вы складываете в один большой лоток. У вас есть текущие проекты и куча «незавершенок» – их вы будете записывать в блокнот. Итого 4 носителя.
Сбор информации не включает в себя оценку, принятие решений, расстановку приоритетов. Не смешивайте шаги – это важное правило. «Нельзя организовать входящую информацию – её можно только собрать и обработать», – утверждает Аллен. Как обработать «входящие»?
На этом этапе Аллен предлагает ответить на два вопроса:
Требует ли это немедленных действий? То, что не требует действий, в виде информации переходит
на этап организации. Если действие требуется, нужно задать себе следующий вопрос алгоритма: каким должно быть следующее действие? Принять решение — обязательное условие.
Когда решение принято, в игру вступает правило двух минут, оно очень простое, но эффективное : если дело не займет более двух минут, сделайте его сразу! На этапе организации вся информация, а также принятые решения о действиях, необходимо зафиксировать: в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен предлагает использовать для этого инструменты: корзину, список когда-нибудь, систему хранения справочной информации, лист ожидания, список следующих действий, календарь и список проектов. Всего 7 инструментов.
Решения о следующих действиях – еще не план. Перед тем, как приступить к выполнению плана, нужно его составить. Для этого существует этап обзора. Именно здесь происходит планирование, расстановка приоритетов и, наконец, выбор действия для выполнения. Подробнее об этом этапе читайте в книге Аллена.
Вот и все инструменты, которые рекомендует использовать Дэвид Аллен. Как работать со списком следующих действий, как решить, что из списка делать прямо сейчас, а что отложить, как организовать системы хранения, а главное как шаг за шагом внедрить систему GTD в свою жизнь, читайте в книге Аллена «Как привести дела в порядок».
Почему могут не работать списки дел?
- Отсутствие конкретики: всегда должно быть четкое понимание того что именно нужно сделать.
- Перегруженность: списки могут быть слишком длинными или содержать чересчур много задач, из-за чего можно просто не знать с чего начать.
- Отсутствие приоритетов: задачи могут быть не расставлены по приоритетам, что затрудняет понимание того, какие из них являются наиболее важными и должны быть выполнены в первую очередь.
- Отсутствие гибкости: может быть не предусмотрено изменение приоритетов в случае форс-мажора, что вызывает у людей чувство разочарования, когда они не могут выполнить все пункты.
- Отсутствие мотивации: может не быть обеспачена достаточная мотивация или вдохновение для выполнения задач.
Что такое календарь?
В книге «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена это инструмент, используемый для отслеживания назначенных встреч, совещаний и сроков. Рекомендуется использовать цифровой календарь, к которому можно легко получить доступ и обновлять его с нескольких устройств. Календарь необходимо регулярно просматривать, чтобы убедиться, что все обязательства учтены и запланированы должным образом. Кроме того, календарь нужно использовать в сочетании с другими инструментами повышения производительности, такими как списки задач и планы проектов, чтобы обеспечить своевременное и эффективное выполнение всей работы.
Пример выполнения заданий
Выполните небольшое упражнение. Выберите задачу, которая больше всего занимает и
беспокоит вас в последнее время. Сформулируйте кратко, лучше в одном предложении, каким
будет успешный результат решения это проблемы. Что должно произойти, чтобы вы вычеркнули эту задачу из списка дел?
Запишите конкретные действия, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться к желаемому результату. Иными словами, что бы вы сделали в первую очередь, если бы занимались этой задачей прямо сейчас?
Если после выполнения упражнения вы почувствовали позитивный сдвиг, вам стоить познакомиться с книгой «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена поподробнее.
Если у вас есть свои соображения насчет книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена, пишите в комментариях! Обязательно разберем и обсудим! Ждем отзывы!
